Secvența de la factură la chitanță leagă cererea inițială de plată de banii primiți. O chitanță trebuie să înregistreze plata reală, nu doar să repete totalul facturii dacă s-a plătit numai o parte.
An flux factură-către-chitanță leagă cererea de plată a vânzătorului de plata primită. Factura arată ce este datorat; chitanța înregistrează ce s-a plătit, când și cum, și la ce factură se referă plata.
Pași pentru înregistrarea unei plăți de factură
- Găsiți factura. Folosiți numărul facturii, clientul, suma și data scadentă pentru a identifica înregistrarea corectă.
- Confirmați că plata a fost primită. Verificați banca, procesatorul de carduri sau platforma de plată relevantă; o notificare de remitere nu este întotdeauna același lucru cu fonduri decontate.
- Potriviți suma și referința. Înregistrați data, suma, metoda și referința tranzacției. Rezolvați diferențele, cum ar fi comisioanele sau plățile incomplete, după procesul obișnuit.
- Înregistrați o plată parțială sau totală. Dacă s-a primit doar o parte, lăsați soldul rămas vizibil. Nu marcați factura ca plătită integral până când totalul este achitat.
- Emiteți o chitanță sau confirmare dacă e cazul. Indicați suma primită și referința facturii. O chitanță pentru o rată nu trebuie să sugereze că întreaga factură a fost plătită.
- Păstrați documentele împreună. Păstrați factura, chitanța, înregistrarea plății și orice corespondență pentru o reconciliere ulterioară.
Exemplu: plată parțială
Un client datorează 800 USD pe factura INV-2026-022 și transferă 500 USD. Vânzătorul înregistrează o plată de 500 USD și poate emite o chitanță de 500 USD care face referire la INV-2026-022. Factura rămâne parțial plătită cu un sold de 300 USD. O plată ulterioară de 300 USD încheie decontarea.
Ajustări conexe
Dacă suma însăși trebuie corectată, o chitanță de plată nu înlocuiește un document de ajustare. O notă de credit poate fi folosită în unele fluxuri pentru a documenta un credit față de o factură; urmați procesul aplicabil tranzacției și jurisdicției dvs.
Creați cererea inițială cu generator de facturi, apoi înregistrați banii primiți cu generator de chitanțe. See factură vs chitanță.
Întrebări frecvente
Când ar trebui să emit o chitanță după o factură?
După ce plata este efectiv primită și corelată cu factura. O notificare de remitere, singură, poate să nu însemne că fondurile au intrat.
Ce trebuie să conțină chitanța?
Înregistrați suma primită, data, plătitorul, metoda și referința facturii aferente, plus soldul rămas dacă plata a fost parțială.
Doar informații generale — nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă. Cerințele pot varia în funcție de jurisdicție, tranzacție și acord. Confirmați ce se aplică situației dvs.