จากใบแจ้งหนี้เป็นใบเสร็จ: บันทึกการชำระเงิน

An เวิร์กโฟลว์จากใบแจ้งหนี้เป็นใบเสร็จ เชื่อมคำขอชำระของผู้ขายกับการชำระที่ได้รับ ใบแจ้งหนี้แสดงสิ่งที่ค้างชำระ ใบเสร็จบันทึกสิ่งที่ชำระ เมื่อใด อย่างไร และเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ใด

ขั้นตอนบันทึกการชำระใบแจ้งหนี้

1. หาใบแจ้งหนี้ ใช้เลขที่ใบแจ้งหนี้ ลูกค้า จำนวนเงิน และวันครบกำหนดเพื่อหาบันทึกที่ถูกต้อง
2. ยืนยันว่าได้รับการชำระแล้ว ตรวจธนาคาร ผู้รับบัตร หรือแพลตฟอร์มชำระเงินที่เกี่ยวข้อง ใบแจ้งการโอนไม่เสมอไปว่าเงินเข้าบัญชีแล้ว
3. จับคู่ยอดและการอ้างอิง บันทึกวันที่ จำนวนเงิน วิธี และการอ้างอิงธุรกรรม จัดการส่วนต่างเช่นค่าธรรมเนียมหรือการชำระไม่ครบตามกระบวนการปกติ
4. บันทึกการชำระบางส่วนหรือเต็มจำนวน หากได้รับเพียงบางส่วน ให้ยอดคงเหลือยังมองเห็นได้ อย่าทำเครื่องหมายว่าชำระครบจนกว่ายอดรวมจะเคลียร์
5. ออกใบเสร็จหรือการยืนยันเมื่อเหมาะสม ระบุจำนวนที่ได้รับและการอ้างอิงใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จของงวดหนึ่งไม่ควรทำให้เข้าใจว่าชำระทั้งใบแล้ว
6. เก็บเอกสารไว้ด้วยกัน เก็บใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ บันทึกการชำระ และจดหมายที่เกี่ยวข้องไว้เพื่อกระทบยอดภายหลัง

ตัวอย่าง: ชำระบางส่วน

ลูกค้าค้าง 800 ดอลลาร์สหรัฐในใบแจ้งหนี้ INV-2026-022 และโอน 500 ดอลลาร์ ผู้ขายบันทึกการชำระ 500 ดอลลาร์และสามารถออกใบเสร็จ 500 ดอลลาร์ที่อ้างถึง INV-2026-022 ใบแจ้งหนี้ยังชำระบางส่วนโดยมียอดคงเหลือ 300 ดอลลาร์ การชำระ 300 ดอลลาร์ในภายหลังปิดยอด

การปรับที่เกี่ยวข้อง

หากรายการเรียกเก็บเองต้องแก้ไข ใบเสร็จรับเงินไม่ใช่เอกสารปรับปรุงแทน ใบลดหนี้ อาจใช้ในบางเวิร์กโฟลว์เพื่อบันทึกเครดิตเทียบใบแจ้งหนี้ ให้ทำตามกระบวนการที่เหมาะกับธุรกรรมและเขตอำนาจของคุณ

สร้างคำขอเดิมด้วยเครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ แล้วบันทึกเงินที่ได้รับด้วยเครื่องมือสร้างใบเสร็จ. See ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ.