Aftal først omfang og faktureringsvilkår, spor arbejdet eller leveringen, opret en specificeret faktura, der matcher aftalen, send den til den korrekte kontakt, og registrer hver betaling.
For at fakturere en klient skal du forbinde regningen med arbejdet og aftalen: bekræft omfang og pris, lever eller nå det aftalte faktureringspunkt, specificer posterne, angiv betalingsvilkår og send fakturaen til den rette kontakt. Registrer betaling og senere justeringer under samme fakturareference.
Klientfaktureringsproces
- Aftal omfang og pris. Brug et quote or estimat hvis beløbet eller omfanget skal godkendes, før arbejdet starter. Registrer accepterede ændringer.
- Spor arbejdet eller ordren. Gem et projektnotat, en leveringsregistrering, en godkendt timeseddel or arbejdsordre når det understøtter regningen.
- Bekræft faktureringspunktet. Kontrollér, om aftalen kræver fakturering efter levering, ved en milepæl, efter en plan eller for et aftalt depositum.
- Opret fakturaen. Medtag kundens oplysninger, et unikt nummer, datoer, tydelige linjer, valuta, aftalte rabatter eller depositummer og en eventuel skat, du har vurderet gælder.
- Angiv vilkår og betalingsinstruktioner. Vis en klar forfaldsdato, accepterede metoder og en nyttig projekt- eller PO-reference.
- Gennemgå og send. Bekræft totalerne, vedhæft dokumentet eller levér det via den aftalte platform, og gem en kopi.
- Registrer betaling og udsted en kvittering hvis relevant. Knyt hvert modtaget beløb til fakturaen. Ved delbetaling skal restbeløbet vises. Se faktura til kvittering.
Overdragelse fra arbejdsordre til faktura
Ved arbejde baseret på en opgave kan en arbejdsordre bevare jobreferencen, stedet, det tildelte arbejde og de planlagte materialer. Efter afslutning skal du kontrollere det faktisk fakturerbare arbejde, materialer og godkendte ændringer, før du opretter fakturaen; en arbejdsordre er et bilag, ikke i sig selv en betalingsanmodning.
Eksempel: et freelanceprojekt
En designer aftaler en website-opdatering til fast pris på $2,400 og sender et tilbud. Efter klienten accepterer og den aftalte milepæl er færdig, fakturerer designeren milepælsbeløbet med reference til tilbud og projekt. Hvis klienten betaler et depositum på $1,200, registrerer designeren den betaling og restbeløbet separat i stedet for at behandle hele projektet som betalt.
Når beløbet eller omfanget ændres
Drøft og registrer ændringer, før de faktureres, når det er praktisk muligt. Knyt fakturaen til den godkendte ændring eller det opdaterede tilbud. Hvis en allerede udstedt faktura skal reduceres eller rettes, kan en kreditnota passe ind i forløbet; brug den dokumenttype og proces, der passer til situationen.
Start with the fakturagenerator, or create a quote først, når klienten skal godkende arbejdet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal jeg sende fakturaen til en kunde?
Send den på det faktureringstidspunkt, som aftalen fastsætter — efter levering, ved en milepæl eller efter den aftalte plan. Bekræft først den rigtige kontakt og referencerne.
Hvad hvis kunden bestrider fakturaen?
Sæt optrapningen på pause, sammenlign fakturaen med tilbuddet eller kontrakten, og afklar forskelle i mængde, sats eller omfang, før du opdaterer status eller tilføjer morarenter.
Kun generel information—ikke juridisk, skatte- eller regnskabsrådgivning. Krav kan variere efter jurisdiktion, transaktion og aftale. Bekræft, hvad der gælder for din situation.