Et tilbud kan blive udgangspunktet for en faktura, når kunden har accepteret, og det aftalte arbejde eller faktureringsmilepælen er nået. Hold omfang, priser og referencer forbundet.
A tilbud-til-faktura-proces går fra en foreslået pris til accepteret arbejde og derefter til fakturering. Tilbuddet registrerer, hvad sælgeren foreslog; accepten registrerer kundens beslutning; fakturaen anmoder om betaling på det aftalte tidspunkt.
Trin fra tilbud til faktura
- Opret tilbuddet. Beskriv omfang, mængder, foreslåede satser, forudsætninger og gyldighedsbetingelser tydeligt.
- Registrer accept. Behold en kopi af det godkendte tilbud og noter eventuelle aftalte vilkår eller ændringer.
- Lever arbejdet eller nå faktureringsmilepælen. Brug timing og milepæle i aftalen.
- Afstem det endelige omfang. Sammenlign det leverede arbejde med det accepterede tilbud. Få accept af ændringer i omfanget, før du tager dem med.
- Konverter eller forbered fakturaen. Overfør nyttige linjedetaljer og referencer, og kontrollér derefter kunde, datoer, valuta, totaler og vilkår.
- Send og spor den. Levér fakturaen gennem den aftalte kanal, og opdater betalingsregistreringerne, når pengene kommer ind.
Hvad bør overføres?
Nyttig sammenhæng omfatter kunden, accepterede varebeskrivelser, mængder eller satser, projektreference og tilbudsnummer. Kopiér ikke et foreslået beløb blindt, hvis den faktiske levering, godkendte ændringer, skattebehandling, depositummer eller faktureringsmilepæle afviger. Gennemgå hvert overført felt før udstedelse.
Eksempel
Et studio tilbyder 3.000 USD for tre godkendte designmilepæle. Kunden accepterer. Når milepæl ét er færdig, kræver aftalen en faktura på en tredjedel. Studioet kan bruge tilbuddet som reference, fakturere den afsluttede milepæl og vise den resterende projektsaldo separat i sine registreringer.
Create a quote, og brug derefter tilbudsforløbet til at konvertere det accepterede tilbud til en faktura når der skal faktureres. Se også faktura vs tilbud.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår kan jeg omdanne et tilbud til en faktura?
Når kunden har accepteret, og du når det aftalte arbejde eller den aftalte faktureringsmilepæl. Overfør de accepterede linjer, og noter godkendte ændringer.
Hvad hvis det accepterede tilbud ændrede sig før fakturering?
Opdater fakturaen, så den matcher de godkendte ændringer, og gem både det oprindelige tilbud og ændringsbilaget til afstemning.
Kun generel information—ikke juridisk, skatte- eller regnskabsrådgivning. Krav kan variere efter jurisdiktion, transaktion og aftale. Bekræft, hvad der gælder for din situation.