Um orçamento é tipicamente uma proposta prévia ao trabalho para o cliente considerar. Uma fatura é um documento de faturação que solicita pagamento no ponto de faturação acordado.
Um orçamento surge antes de o cliente aceitar o trabalho; uma fatura surge no momento de faturação acordado. Um orçamento apresenta o âmbito e o preço propostos. Uma fatura regista os montantes faturados e pede ao cliente que pague.
| Aspeto | Orçamento | Fatura |
|---|---|---|
| Finalidade | Propõe âmbito, preço e condições. | Solicita pagamento pela faturação acordada. |
| Momento típico | Antes da aceitação ou do início do trabalho. | Após o fornecimento ou num marco contratual. |
| Ação do cliente | Reveja, faça perguntas e aceite ou recuse. | Reveja e pague de acordo com as condições. |
| Montante | Montante proposto que pode estar sujeito a condições de âmbito ou validade. | Montante faturado pela transação ou marco. |
| Documento seguinte | Pode conduzir a uma encomenda, trabalho e depois uma fatura. | Pode ser seguida de confirmação de pagamento ou um recibo. |
Mantenha o âmbito aceite ligado
Quando um cliente aceita um orçamento, conserve a versão aceite e registe alterações posteriores. A fatura deve referir o orçamento ou o projeto quando for útil e refletir o âmbito e o preço acordados. Se o âmbito mudar, confirme a alteração com o cliente antes de a faturar.
Exemplo
Uma empresa de jardinagem orça 900 USD por uma limpeza de jardim. O cliente aprova o orçamento, a empresa conclui o trabalho e fatura os 900 USD acordados. O orçamento documentou o trabalho proposto; a fatura pede o pagamento após o momento de faturação acordado.
Create a quote antes da aprovação e prepare depois uma invoice quando a faturação for devida. O fluxo partilhado de documentos empresariais permite converter um orçamento numa fatura; reveja os detalhes transferidos antes de emitir.
Perguntas frequentes
Devo enviar primeiro uma cotação ou uma fatura?
Envie uma cotação quando o cliente ainda precisar de aceitar o preço ou o âmbito propostos. Envie uma fatura quando estiver a faturar um fornecimento ou um calendário de faturação já acordados.
Uma cotação pode transformar-se numa fatura?
Sim. Após a aceitação, reutilize as linhas e as condições acordadas numa fatura no momento de faturação certo. Guarde a cotação e quaisquer alterações para os seus registos.
Apenas informação geral — não é aconselhamento jurídico, fiscal ou contabilístico. Os requisitos podem variar consoante a jurisdição, a transação e o acordo. Confirme o que se aplica à sua situação.