Um orçamento pode tornar-se o registo de partida de uma fatura depois de o cliente aceitar e de se atingir o trabalho ou o marco de faturação acordado. Mantenha o âmbito, os preços e as referências ligados.
A fluxo de orçamento para fatura passa de um preço proposto para trabalho aceite e depois para faturação. O orçamento regista o que o vendedor propôs; a aceitação regista a decisão do cliente; a fatura pede o pagamento no momento acordado.
Passos do orçamento à fatura
- Crie o orçamento. Descreva com clareza o âmbito, as quantidades, as taxas propostas, os pressupostos e as condições de validade.
- Registe a aceitação. Guarde uma cópia do orçamento aprovado e anote quaisquer condições ou alterações acordadas.
- Entregue o trabalho ou alcance o marco de faturação. Use os prazos e marcos do acordo.
- Reconcilie o âmbito final. Compare o trabalho entregue com o orçamento aceite. Obtenha acordo para alterações de âmbito antes de as incluir.
- Converta ou prepare a fatura. Transfira detalhes de linha e referências úteis e depois confira o cliente, as datas, a moeda, os totais e as condições.
- Envie e acompanhe-a. Entregue a fatura pelo canal acordado e atualize os registos de pagamento à medida que o dinheiro chega.
O que deve ser transferido?
A continuidade útil inclui o cliente, as descrições aceites, quantidades ou taxas, a referência do projeto e o número do orçamento. Não copie às cegas um montante proposto se a entrega real, as alterações aprovadas, o tratamento fiscal, os adiantamentos ou os marcos de faturação diferirem. Reveja cada campo transferido antes de emitir.
Exemplo
Um estúdio orça 3.000 USD por três marcos de design aprovados. O cliente aceita. Depois de concluído o primeiro marco, o acordo pede uma fatura de um terço. O estúdio pode usar o orçamento como referência, faturar o marco concluído e mostrar o saldo restante do projeto separadamente nos seus registos.
Create a quote, e depois use o fluxo do orçamento para converter o orçamento aceite numa fatura quando for altura de faturar. Ver também fatura vs orçamento.
Perguntas frequentes
Quando posso converter uma cotação numa fatura?
Depois de o cliente aceitar e de chegar ao trabalho ou ao marco de faturação acordados. Transfira as linhas aceites e registe as alterações aprovadas.
E se a cotação aceite mudou antes da faturação?
Atualize a fatura para corresponder às alterações aprovadas e guarde tanto a cotação original como o registo da alteração para reconciliação.
Apenas informação geral — não é aconselhamento jurídico, fiscal ou contabilístico. Os requisitos podem variar consoante a jurisdição, a transação e o acordo. Confirme o que se aplica à sua situação.