Sekvensen från faktura till kvitto kopplar den ursprungliga begäran om betalning till mottagna pengar. Ett kvitto bör registrera den faktiska betalningen och inte bara upprepa fakturans total om bara en del har betalats.
An faktura-till-kvitto-flöde kopplar säljarens begäran om betalning till den mottagna betalningen. Fakturan visar vad som är skyldigt; kvittot registrerar vad som betalades, när och hur, och vilken faktura betalningen avser.
Steg för att registrera en fakturabetalning
- Hitta fakturan. Använd fakturanummer, kund, belopp och förfallodatum för att hitta rätt post.
- Bekräfta att betalningen mottagits. Kontrollera relevant bank, kortinlösare eller betalningsplattform; ett betalningsbesked är inte alltid detsamma som tillgängliga medel.
- Matcha belopp och referens. Registrera datum, belopp, metod och transaktionsreferens. Red ut skillnader som avgifter eller för låg betalning enligt er vanliga process.
- Registrera en del- eller full betalning. Om bara en del har tagits emot, låt återstående saldo synas. Markera inte fakturan som fullt betald förrän totalen är reglerad.
- Utfärda ett kvitto eller en bekräftelse om lämpligt. Ange mottaget belopp och fakturareferensen. Ett kvitto för en delbetalning bör inte antyda att hela fakturan är betald.
- Håll dokumenten tillsammans. Spara faktura, kvitto, betalningsunderlag och eventuell korrespondens för senare avstämning.
Exempel: delbetalning
En kund är skyldig 800 USD på faktura INV-2026-022 och för över 500 USD. Säljaren registrerar en betalning på 500 USD och kan utfärda ett kvitto på 500 USD som hänvisar till INV-2026-022. Fakturan förblir delvis betald med ett saldo på 300 USD. En senare betalning på 300 USD avslutar regleringen.
Relaterade justeringar
Om själva debiteringen behöver rättas, är ett betalningskvitto inte en ersättning för ett justeringsdokument. En kreditnota kan i vissa flöden användas för att dokumentera en kredit mot en faktura; följ den process som gäller för din transaktion och jurisdiktion.
Skapa den ursprungliga begäran med fakturagenerator, och registrera sedan mottagna pengar med kvittogenerator. See faktura vs kvitto.
Vanliga frågor
När ska jag utfärda ett kvitto efter en faktura?
När betalningen verkligen har tagits emot och matchats mot fakturan. Ett betalningsbesked ensamt betyder inte alltid att medlen har kommit in.
Vad ska stå på kvittot?
Anteckna mottaget belopp, datum, betalare, metod och den tillhörande fakturareferensen, plus eventuellt kvarvarande saldo om betalningen var delvis.
Endast allmän information—inte juridisk, skatte- eller redovisningsrådgivning. Krav kan variera mellan jurisdiktion, transaktion och avtal. Bekräfta vad som gäller för din situation.