ตกลงขอบเขตและเงื่อนไขการเรียกเก็บก่อน ติดตามงานหรือการส่งมอบ สร้างใบแจ้งหนี้แยกรายการที่ตรงข้อตกลง ส่งไปยังผู้ติดต่อที่ถูกต้อง และบันทึกทุกการชำระ
ในการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า ให้เชื่อมบิลกับงานและข้อตกลง: ยืนยันขอบเขตและราคา ส่งมอบหรือถึงจุดเรียกเก็บที่ตกลง แยกรายการ ระบุเงื่อนไขการชำระ และส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ติดต่อที่ถูกต้อง บันทึกการชำระและการปรับภายหลังภายใต้การอ้างอิงใบแจ้งหนี้เดียวกัน
ขั้นตอนการเรียกเก็บลูกค้า
- ตกลงขอบเขตและราคา ใช้quote or ประมาณการ หากจำนวนเงินหรือขอบเขตต้องได้รับการอนุมัติก่อนเริ่มงาน บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ยอมรับแล้ว
- ติดตามงานหรือคำสั่ง เก็บบันทึกโครงการ บันทึกการส่งมอบ ใบบันทึกเวลา or ใบสั่งงาน ที่อนุมัติแล้วเมื่อรองรับการเรียกเก็บ
- ยืนยันจุดเรียกเก็บ ตรวจว่าข้อตกลงให้เรียกเก็บหลังส่งมอบ เมื่อถึงเหตุการณ์สำคัญ ตามกำหนด หรือสำหรับเงินมัดจำที่ตกลงหรือไม่
- สร้างใบแจ้งหนี้ ใส่รายละเอียดลูกค้า เลขที่ไม่ซ้ำ วันที่ บรรทัดที่ชัด สกุลเงิน ส่วนลดหรือเงินมัดจำที่ตกลง และภาษีที่คุณพิจารณาแล้วว่าใช้ได้
- ระบุเงื่อนไขและคำแนะนำการชำระ แสดงวันครบกำหนดที่ชัดเจน วิธีที่รับ และการอ้างอิงโครงการหรือ PO ที่เป็นประโยชน์
- ตรวจและส่ง ยืนยันยอดรวม แนบเอกสารหรือส่งผ่านแพลตฟอร์มที่ตกลง และเก็บสำเนา
- บันทึกการชำระและออกใบเสร็จเมื่อเหมาะสม จับคู่แต่ละจำนวนที่ได้รับกับใบแจ้งหนี้ หากชำระบางส่วน ให้แสดงยอดคงเหลือ ดู จากใบแจ้งหนี้เป็นใบเสร็จ.
ส่งต่อจากใบสั่งงานเป็นใบแจ้งหนี้
สำหรับงานตามใบสั่ง ใบสั่งงาน สามารถเก็บเลขอ้างอิงงาน สถานที่ งานที่มอบหมาย และวัสดุที่วางแผนไว้ได้ เมื่องานเสร็จ ให้ตรวจแรงงานที่เรียกเก็บได้จริง วัสดุ และการเปลี่ยนแปลงที่อนุมัติ ก่อนสร้างใบแจ้งหนี้ ใบสั่งงานเป็นเอกสารประกอบ ไม่ใช่คำขอชำระเงิน
ตัวอย่าง: โครงการฟรีแลนซ์
นักออกแบบตกลงรีเฟรชเว็บไซต์ค่าธรรมเนียมคงที่ $2,400 และส่งใบเสนอราคา หลังจากลูกค้ายอมรับและไมล์สโตนที่ตกลงเสร็จแล้ว นักออกแบบเรียกเก็บยอดไมล์สโตนพร้อมอ้างอิงใบเสนอราคาและโครงการ หากลูกค้าจ่ายมัดจำ $1,200 นักออกแบบบันทึกการชำระนั้นและยอดคงเหลือแยกกัน แทนที่จะถือว่าทั้งโครงการชำระแล้ว
เมื่อจำนวนหรือขอบเขตเปลี่ยน
หารือและบันทึกการเปลี่ยนแปลงก่อนเรียกเก็บเมื่อทำได้ในทางปฏิบัติ เชื่อมใบแจ้งหนี้กับการเปลี่ยนแปลงที่อนุมัติหรือใบเสนอราคาที่อัปเดต หากใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วต้องลดยอดหรือแก้ไข ใบลดหนี้อาจเหมาะกับขั้นตอนของคุณ ใช้ประเภทเอกสารและกระบวนการที่เหมาะกับสถานการณ์
Start with the เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้, or create a quote ก่อน เมื่อลูกค้าต้องอนุมัติงาน
คำถามที่พบบ่อย
ควรส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเมื่อใด?
ส่ง ณ จุดเรียกเก็บที่ข้อตกลงกำหนด — หลังส่งมอบ เมื่อถึงงวดงาน หรือตามกำหนดที่ตกลง ยืนยันผู้ติดต่อและเอกสารอ้างอิงที่ถูกต้องก่อน
หากลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ควรทำอย่างไร?
หยุดการยกระดับเรื่อง เปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับใบเสนอราคาหรือสัญญา และเคลียร์ส่วนต่างของจำนวน อัตรา หรือขอบเขต ก่อนอัปเดตสถานะหรือเพิ่มค่าปรับล่าช้า
เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำด้านกฎหมาย ภาษี หรือบัญชี ข้อกำหนดอาจต่างกันตามเขตอำนาจ ธุรกรรม และข้อตกลง โปรดยืนยันสิ่งที่ใช้กับสถานการณ์ของคุณ