Concordate prima ambito e termini di fatturazione, monitorate il lavoro o la consegna, create una fattura dettagliata conforme all’accordo, inviatela al contatto corretto e registrate ogni pagamento.
Per fatturare un cliente, collega l’addebito al lavoro e all’accordo: conferma ambito e prezzo, consegna o raggiungi il punto di fatturazione concordato, dettaglia le voci, indica i termini di pagamento e invia la fattura al contatto giusto. Registra il pagamento e ogni successiva rettifica contro lo stesso riferimento di fattura.
Flusso di fatturazione al cliente
- Concordate ambito e prezzo. Usate un quote or stima se l’importo o l’ambito richiedono approvazione prima dell’inizio del lavoro. Registra le modifiche accettate.
- Monitora il lavoro o l’ordine. Conservate una nota di progetto, un registro di consegna, un foglio ore or ordine di lavoro approvato quando supporta la fattura.
- Conferma il punto di fatturazione. Verificate se l’accordo prevede la fatturazione dopo la consegna, a una tappa, secondo un calendario o per un acconto concordato.
- Crea la fattura. Includete i dati del cliente, un numero univoco, le date, righe chiare, la valuta, sconti o acconti concordati e l’eventuale imposta applicabile che avete determinato.
- Indica i termini e le istruzioni di pagamento. Mostra una data di scadenza chiara, metodi accettati e un utile riferimento di progetto o PO.
- Rivedi e invia. Confermate i totali, allegate il documento o consegnatelo tramite la piattaforma concordata e conservate una copia.
- Registra il pagamento e emetti una ricevuta se appropriato. Abbinate ogni importo ricevuto alla fattura. Se il pagamento è parziale, mostrate il saldo restante. Vedere da fattura a ricevuta.
Passaggio da ordine di lavoro a fattura
Per un lavoro a commessa, un ordine di lavoro può conservare il riferimento del lavoro, il sito, il lavoro assegnato e i materiali previsti. Al termine, verificate il lavoro realmente fatturabile, i materiali e le modifiche approvate prima di creare la fattura; un ordine di lavoro è un documento di supporto, non una richiesta di pagamento.
Esempio: un progetto freelance
Una designer concorda un restyling del sito a fee fissa di $2,400 e invia un preventivo. Dopo l’accettazione del cliente e il completamento del milestone concordato, fattura l’importo del milestone con riferimento al preventivo e al progetto. Se il cliente versa un acconto di $1,200, registra quel pagamento e il saldo rimanente separatamente invece di trattare l’intero progetto come pagato.
Quando l’importo o l’ambito cambiano
Discutete e registrate le modifiche prima di fatturarle, quando è pratico. Collegate la fattura alla modifica approvata o al preventivo aggiornato. Se una fattura già emessa va ridotta o corretta, una nota di credito può essere adatta al vostro flusso; usate il tipo di documento e il processo adatti alla vostra situazione.
Start with the generatore di fatture, or create a quote prima quando il cliente deve approvare il lavoro.
Domande frequenti
Quando devo inviare la fattura a un cliente?
Inviarla nel momento di fatturazione stabilito dall’accordo — dopo la consegna, a una fase o secondo il calendario concordato. Conferma prima il contatto corretto e i riferimenti.
Cosa fare se il cliente contesta la fattura?
Metti in pausa l’escalation, confronta la fattura con il preventivo o il contratto e risolvi le differenze di quantità, tariffa o ambito prima di aggiornare lo stato o aggiungere penali di ritardo.
Solo informazioni generali: non è consulenza legale, fiscale o contabile. I requisiti possono variare in base alla giurisdizione, all’operazione e all’accordo. Verifica che cosa vale per la tua situazione.