Un preventivo può diventare il documento di partenza di una fattura dopo l’accettazione del cliente e il raggiungimento del lavoro o della tappa di fatturazione concordati. Tenete collegati ambito, prezzi e riferimenti.
A flusso da preventivo a fattura passa da un prezzo proposto a un lavoro accettato e poi alla fatturazione. Il preventivo registra ciò che il venditore ha proposto; l’accettazione registra la decisione del cliente; la fattura chiede il pagamento nel momento concordato.
Passaggi dal preventivo alla fattura
- Crea il preventivo. Descrivete con chiarezza ambito, quantità, tariffe proposte, ipotesi e condizioni di validità.
- Registra l’accettazione. Conserva una copia del preventivo approvato e annota eventuali condizioni o modifiche concordate.
- Consegna il lavoro o raggiungi il milestone di fatturazione. Usa i tempi e i milestone dell’accordo.
- Riconcilia l’ambito finale. Confrontate il lavoro consegnato con il preventivo accettato. Ottenete l’accordo sulle variazioni di ambito prima di includerle.
- Converti o prepara la fattura. Riportate i dettagli di riga e i riferimenti utili, poi controllate cliente, date, valuta, totali e condizioni.
- Inviala e monitorala. Consegnate la fattura tramite il canale concordato e aggiornate le registrazioni dei pagamenti quando arriva il denaro.
Cosa deve essere riportato?
Una continuità utile comprende il cliente, le descrizioni accettate, quantità o tariffe, il riferimento di progetto e il numero di preventivo. Non copiate alla cieca un importo proposto se la consegna effettiva, le modifiche approvate, il trattamento fiscale, gli acconti o le tappe di fatturazione differiscono. Rivedete ogni campo trasferito prima di emettere.
Esempio
Uno studio propone 3.000 USD per tre tappe di design approvate. Il cliente accetta. Completata la prima tappa, l’accordo prevede una fattura di un terzo. Lo studio può usare il preventivo come riferimento, fatturare la tappa completata e mostrare il saldo restante del progetto separatamente nei propri registri.
Create a quote, quindi usate il flusso del preventivo per convertire il preventivo accettato in una fattura quando è il momento di fatturare. Vedere anche fattura vs preventivo.
Domande frequenti
Quando posso convertire un preventivo in fattura?
Dopo che il cliente ha accettato e raggiungi il lavoro o la fase di fatturazione concordati. Riporta le righe accettate e annota le modifiche approvate.
Cosa fare se il preventivo accettato è cambiato prima della fatturazione?
Aggiorna la fattura in modo che corrisponda alle modifiche approvate e conserva sia il preventivo originale sia la registrazione della modifica per la riconciliazione.
Solo informazioni generali: non è consulenza legale, fiscale o contabile. I requisiti possono variare in base alla giurisdizione, all’operazione e all’accordo. Verifica che cosa vale per la tua situazione.