En offert kan bli utgångspunkten för en faktura efter att kunden har accepterat och det avtalade arbetet eller faktureringsmilstolpen har nåtts. Håll omfattning, priser och referenser kopplade.
A offert-till-faktura-flöde går från ett föreslaget pris till accepterat arbete och sedan till fakturering. Offerten registrerar vad säljaren föreslog; accepten registrerar kundens beslut; fakturan begär betalning vid den avtalade tidpunkten.
Steg från offert till faktura
- Skapa offerten. Beskriv omfattning, kvantiteter, föreslagna satser, antaganden och giltighetsvillkor tydligt.
- Registrera acceptansen. Behåll en kopia av den godkända offerten och notera överenskomna villkor eller ändringar.
- Leverera arbetet eller nå faktureringsmilstolpen. Använd tidplanen och milstolparna i avtalet.
- Stäm av den slutliga omfattningen. Jämför det levererade arbetet med den accepterade offerten. Få samtycke till ändringar i omfattningen innan du tar med dem.
- Konvertera eller förbered fakturan. För över användbara raddetaljer och referenser och kontrollera sedan kund, datum, valuta, summor och villkor.
- Skicka och följ den. Leverera fakturan via den avtalade kanalen och uppdatera betalningsregistren när pengarna kommer in.
Vad bör föras över?
Användbar kontinuitet omfattar kunden, accepterade beskrivningar, kvantiteter eller satser, projektreferens och offertnummer. Kopiera inte ett föreslaget belopp blint om den faktiska leveransen, godkända ändringar, skattebehandling, depositioner eller faktureringsmilstolpar skiljer sig. Granska varje överfört fält före utfärdande.
Exempel
En studio offererar 3 000 USD för tre godkända designmilstolpar. Kunden accepterar. När milstolpe ett är klar kräver avtalet en faktura på en tredjedel. Studion kan använda offerten som referens, fakturera den avslutade milstolpen och visa återstående projektsaldo separat i sina register.
Create a quote, och använd sedan offertflödet för att konvertera den accepterade offerten till en faktura när det är dags att fakturera. Se även faktura vs offert.
Vanliga frågor
När kan jag omvandla en offert till en faktura?
När kunden har godkänt och du når det avtalade arbetet eller den avtalade faktureringsmilstolpen. För över de godkända raderna och notera godkända ändringar.
Vad händer om den godkända offerten ändrades före fakturering?
Uppdatera fakturan så att den stämmer med de godkända ändringarna och behåll både den ursprungliga offerten och ändringsunderlaget för avstämning.
Endast allmän information—inte juridisk, skatte- eller redovisningsrådgivning. Krav kan variera mellan jurisdiktion, transaktion och avtal. Bekräfta vad som gäller för din situation.