Kom först överens om omfattning och faktureringsvillkor, följ arbetet eller leveransen, skapa en specificerad faktura som matchar avtalet, skicka den till rätt kontakt och registrera varje betalning.
För att fakturera en kund, koppla fakturan till arbetet och avtalet: bekräfta omfattning och pris, leverera eller nå den överenskomna faktureringspunkten, specificera posterna, ange betalningsvillkor och skicka fakturan till rätt kontakt. Registrera betalning och senare justeringar mot samma fakturareferens.
Kundfaktureringsflöde
- Kom överens om omfattning och pris. Använd en quote or kostnadsförslag om beloppet eller omfattningen behöver godkännas innan arbetet startar. Registrera accepterade ändringar.
- Följ arbetet eller ordern. Spara en projektanteckning, en leveranspost, en godkänd tidrapport or arbetsorder när den stöder fakturan.
- Bekräfta faktureringspunkten. Kontrollera om avtalet kräver fakturering efter leverans, vid en milstolpe, enligt ett schema eller för en avtalad deposition.
- Skapa fakturan. Ta med kundens uppgifter, ett unikt nummer, datum, tydliga rader, valuta, avtalade rabatter eller depositioner och eventuell skatt som du har bedömt gäller.
- Ange villkor och betalningsinstruktioner. Visa ett tydligt förfallodatum, accepterade metoder och en användbar projekt- eller PO-referens.
- Granska och skicka. Bekräfta summorna, bifoga dokumentet eller leverera det via den avtalade plattformen och spara en kopia.
- Registrera betalningen och utfärda ett kvitto om lämpligt. Koppla varje mottaget belopp till fakturan. Vid delbetalning, visa återstående saldo. Se faktura till kvitto.
Överlämning från arbetsorder till faktura
För uppdragsbaserat arbete kan en arbetsorder bevara jobbreferensen, platsen, det tilldelade arbetet och det planerade materialet. Efter slutförandet kontrollerar du faktiskt fakturerbart arbete, material och godkända ändringar innan du skapar fakturan; en arbetsorder är ett underlag, inte i sig en betalningsbegäran.
Exempel: ett frilansprojekt
En designer avtalar en webbplatsuppdatering till fastpris $2,400 och skickar en offert. När kunden accepterat och den överenskomna milstolpen är klar fakturerar designern milstolpsbeloppet med referens till offert och projekt. Om kunden betalar en deposition på $1,200 registrerar designern den betalningen och återstående saldo separat i stället för att behandla hela projektet som betalt.
När beloppet eller omfattningen ändras
Diskutera och registrera ändringar innan de faktureras, när det är praktiskt. Koppla fakturan till den godkända ändringen eller den uppdaterade offerten. Om en redan utfärdad faktura behöver minskas eller rättas kan en kreditnota passa i flödet; använd den dokumenttyp och process som passar situationen.
Start with the fakturagenerator, or create a quote först när kunden behöver godkänna arbetet.
Vanliga frågor
När ska jag skicka fakturan till en kund?
Skicka den vid den faktureringstidpunkt som avtalet anger — efter leverans, vid en milstolpe eller enligt det överenskomna schemat. Bekräfta först rätt kontakt och referenser.
Vad händer om kunden bestrider fakturan?
Pausa eskaleringen, jämför fakturan med offerten eller avtalet och reda ut skillnader i mängd, sats eller omfattning innan du uppdaterar status eller lägger till förseningsavgifter.
Endast allmän information—inte juridisk, skatte- eller redovisningsrådgivning. Krav kan variera mellan jurisdiktion, transaktion och avtal. Bekräfta vad som gäller för din situation.